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档案管理系统解决哪些问题?

2024-04-30


    档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台,主要实现档案流水化采集功能。

   一、能够对原始文件进行快速添加编辑

   很多档案管理人员不可避免的都会遇到更新原始文档数据的问题,如果是以往的传统方式,那么首先需要找出这个需要更新的文档,然后在原始文档上进行修改或者是将修改的内容另外添加,而档案系统能够直接在原始数据上进行更新、添加、删减等操作,而且还会有相应的修改记录(时间、修改人员等),不但详实而且美观。

    二、、能够极大的提升企业工作效率

   以往传统的纸质化档案管理,在需要查找某一类型指定文档的时候都要去档案室根据该档案的类型进行筛选查找,不但查找效率底下,而且可能还找不全,电子化的档案系统只需要在系统中输入关键词或者进行条件筛选即可查找出库中所有的相关文档,不但花费的时间少,而且查找出的文档类型也非常多。

    三、能够提升文件完整系数

   文档数据最担心的一点就是损坏或者丢失,对纸质化的文档来说更是如此,并且丢失或者损坏以后如果没有备份,那么可能造成很严重的损失,而专业的档案系统则是能够将这种情况发生的几率降到极低,每一份文档上传至系统中后,系统都会在本地和云端服务器做好相应的备份,并且档案系统可以另外对特殊文件做权限处理,没有相应级别的账号是无法查阅相关文档的。