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档案数字化和档案信息化

2024-05-14


随着现代信息技术的迅猛发展,信息化、数字化概念大热并被广泛援引至社会各个领域。中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要求,到2025年,档案信息化建设再上新台阶。档案信息化发展保障机制进一步完善,档案信息化建设进一步融入数字中国建设,新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛,信息化与档案事业各项工作深度融合,档案管理数字化、智能化水平得到提升,档案工作基本实现数字转型。

在档案领域,档案信息化、档案数字化已成为新时期档案工作的主要目标和重点任务。那么,档案信息化与档案数字化之间有什么区别和联系?对于档案工作者,搞清楚它们之间的区别与联系,能帮助我们更好地认识档案工作,把握新时代档案工作的重点和方向。

一、信息化与档案信息化

1997年在深圳召开的首届全国信息化工作会议上,对信息化的定义为:信息化是指培育发展以智能化工具为代表的新的生产力,并使之造福于社会的历史过程。信息化代表了一种信息技术被高度应用,信息资源被高度共享,从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥,个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。

档案是重要的信息资源,无疑会在信息化大潮中迎来空前的发展机遇。1996年在北京召开的“第十三届国际档案大会”,将“信息技术对档案工作的影响”列为四大主题之一。2001年,由中国档案出版社出版的《档案信息化建设导论》一书对档案信息化明确定义:在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

二、数字化与档案数字化

数字化一般是指利用新一代信息技术,包括云计算、大数据、AI、物联网等,实现生产、运营、管理、营销和服务全面的数字化,借此推动业务模式重构、管理模式变革、商业模式创新与企业核心能力的提升,包括内部打通、全流程、各环节数据采集、传输和共享支撑、敏捷生产、动态维护、经营管理、实时监控、高效决策,对外则改善用户的体验支撑、远程维护、构建产业生态等。

数字化

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

档案数字化

利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段,将纸质档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式(录音带、录像带)的录音、录像档案等介质的档案进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

随着数字中国战略的提出,档案数字化成为数字中国建设的基础性资源和力量。《DAT 52-2014 档案数字化光盘标识规范》对数字化和档案数字化分别作出了明确的定义:数字化是指用计算机技术将模拟信息转换为数字信息的处理过程;档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段,将纸质档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式(录音带、录像带)的录音、录像档案等介质的档案进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

三、档案信息化的内涵

档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。档案信息化的实现,打破了档案信息孤岛,逐渐丰富了档案信息化的内涵。档案信息化的内涵可以从以下几个方面来理解:

⒈要实现档案信息的数字化和网络化,包括档案实体数字化。传统档案工作主要以纸质档案为工作基础和客观对象,档案信息化要求将馆(库)藏纸质档案转化为数字形式,即电子档案,这样才能使档案资源进入信息网络并实现资源共享。

⒉要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。档案信息的交换需要通过网络进行,而网络技术作为信息时代的主要特征,具有开放性、高速、快捷的特点,它在档案工作中的应用,可以极大提高工作效率。

⒊要实现档案信息高度共享。档案信息化的根本目的在于更好地为社会提供服务,使档案信息资源实现共享。档案信息资源除涉及国家安全和商业秘密部分,向全社会开放,实现资源共享,获得更大的社会效益和经济效益,是必须顺从的时代潮流。

四、档案数字化的内涵

档案数字化主要是采取数字化管理方式,将实体档案内容,转变为数字代码,存储到计算机内。档案数字化主要涉及以下内容:

⒈档案数字化输入。数字化输入操作,是以数字信号的方式,将传统实体档案,全部输入到计算机内。利用计算机系统,实现对档案的信息化管理,具体包括档案编研成果数字化和档案目录数字化。

⒉档案数字化转换。数字化转化的开展,是将纸质档案或者图像资料、音频资料等,进行数字化转换,并输入到计算机系统内。在实际操作中,借助相机设备或者摄影装备等,通过扫描拍照的方式,将纸质档案全部存储到计算机内。

⒊数字化档案接收。实现对数字档案的高质量接收,根据统一的标准,对信息进行转化,存储到档案数据库内。对数字档案的高质量接收除了能够起到保护原始档案文件的作用,还能提高档案利用率,便于档案使用和查阅,实现档案用户快速精准查阅。

五、档案信息化和档案数字化的关系

从档案信息化与档案数字化的概念和内涵可以看出,档案数字化是档案信息化建设中的基础环节,数字化的档案信息资源是档案信息建设的主要对象。

传统的档案管理模式,采用纸质档案媒介,档案信息利用率低下,而档案信息化集成了档案数字化、网络化,通过信息技术的应用,打造信息服务中心,使档案资源收集、传输、存储、利用突破时间和空间的限制,最终为用户提供更为优质的档案服务,如在线检索、调阅等。

档案信息化建设是一项复杂的系统工程,包含基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设、制度规范建设、安全保障体系建设等,其中信息资源建设需要档案数字化技术的支撑。为此,档案数字化是档案信息化建设得以顺利开展的基础和前提。

在社会发展的今天,先进的科学技术和管理模式是档案事业得以高质量发展的前提和保障。《档案法》第三十五条规定,各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案信息化是适应时代发展的新举措、新要求,给传统的档案管理带来全新的挑战,而在档案信息化建设过程中需要档案数字化技术的支撑,加快档案信息资源的建设与共享,才能为档案利用者提供高效率的全面服务,才能实现档案管理现代化。