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如何做好数字化档案的规范管理

2024-01-15


开展数字化档案管理工作时,也应结合工作实际制定完善的管理制度,保证档案管理人员能够按照统一的标准进行档案的整理、归类、查阅等。也只有这样才能强化数字化档案管理工作成效,真正提升相关单位的数字化档案管理水平首先,完善岗位责任制,明确管理人员的职责范围。同时,还应进一步完善工作责任追究制度,增强管理人员责任意识。企事业可以依据国家相关法律法规,制定有效的责任追究制度。比如规定若档案管理人员没有按照法律规定进行档案的集中规范管理,则要追究本人及上级管理人员的责任。其次,应完善档案的基本管理制度,即统计制度、查阅借阅制度、整理制度、数字加工制度及移交制度等。如在统计制度中,要求管理人员能科学统计数字化档案构成、保护数量等,保证统计工作的实事求是;在数字加工制度中要求管理人员在应用数字加工的计算机上不能随意打开外部链接、插接外部移动存储设备,从而保证档案数据的安全;在数字化档案的加工过程还应全程录制,并以依次对档案原文件目录、全文、图像进行数字化加最后,考虑到档案资料的保密性,档案管理部门应完善档案保密制度、档案鉴定销毁制度。
  如规定档案管理人员须按照国家法律法规,不私自使用、复印、抄录、出售档案资料。